Voordelen open bestandsformaten
Het meest in het oog springende voordeel van open bestandsformaten is de leveranciersonafhankelijkheid. ‘As long as one has to rely upon an individual private corporate organisation to access and use one’s digital content, it can never be effectively curated, and its longevity can never be assured’ (McHugh, 2005, 23). Gegevens opgeslagen in Open Standaarden blijven toegankelijk voor de eigenaar, hij is daarvoor niet afhankelijk van de goodwill (waar vaak voor moet worden betaald) van de eigenaar van de standaard. Ook is een gebruiker niet meer afhankelijk van één softwareleverancier om zijn data te kunnen bewerken, ook met een ander merk software kunnen zijn bestanden bewerkt worden.
Softwareleveranciers moeten bovendien gaan concurreren op de functionaliteit van hun software, want als die niet goed is kan de klant met al zijn gegevens zonder problemen overstappen naar de concurrent. Hierdoor zal software van betere kwaliteit worden en heeft de gebruiker meer keuze.
Van den Assem et al (2007) noemen als belangrijkste voordeel van Open Standaarden interoperabiliteit, hiermee bedoelen ze: ‘de mogelijkheid om applicaties, systemen, netwerken en diensten te koppelen zodat ze een toegevoegde waarde kunnen bieden in de processen waarvoor ze worden ingezet’ (p. 4). Ze hebben het dan over de koppeling tussen systemen die nu in gebruik zijn op verschillende plaatsen en bij verschillende organisaties. Voor archivarissen is temporele interoperabiliteit (digitale duurzaamheid) nog veel belangrijker, namelijk een koppeling tussen systemen niet alleen op verschillende plaatsen maar ook op verschillende tijdstippen. Want volgens artikel 11 lid 1 van het Archiefbesluit 1995 moet de zorgdrager er voor zorgen dat er bij blijvend te bewaren archiefbescheiden bij raadpleging na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren. Digitale duurzaamheid en interoperabiliteit werd ook door een aantal geïnterviewden genoemd als belangrijkste voordeel van Open Standaarden.
Omdat het gebruik van Open Standaarden binnen de overheid als norm wordt gesteld sluit je met het gebruik van open bestandsformaten steeds meer aan bij de praktijk van steeds meer organisaties en wordt archief toegankelijker.
Nadelen open bestandsformaten
Het grootste nadeel bij de invoering van open bestandsformaten is de bestaande ‘vendor lock-in’, zoals Van Bussel (2007) het beschrijft in zijn column ‘Het einde van ODF?’.
Er is zwaar geïnvesteerd in geautomatiseerde bedrijfsprocessen, waarin de kantoorautomatisering in veel organisaties zo goed als cruciaal is. Er is in de meeste situaties geen mogelijkheid om een handmatige inspectie uit te voeren op de geconverteerde documenten. Een vlekkeloze integratie van applicaties is nodig, en de bestaande organisatorische documenten zijn zo goed als volledig opgeslagen in Microsoft’s binaire formaten. De betrouwbaarheid van documentenconversie dient zeer hoog te zijn. Vanwege compliance-overwegingen eist de wetgeving een 100 % betrouwbaarheid in de migratie van binaire documenten naar XML. Er bestaat geen ‘archief’-wet die niet eist dat opgeslagen documenten accuraat worden behouden. Wat nog veel belangrijker is: er bestaat in de meeste bedrijven meer dan 15 jaar ervaring in het bouwen van bedrijfsprocessen met volledig geïntegreerde applicaties en andere cliënt/server integratie, op basis van MS Office. De afhankelijkheid van die applicatie is bijna 100 %.
Een open bestandsformaat moet dus, net als elk ander niet Microsoft-bestandsformaat opboksen tegen het Microsoft-monopolie. Maar door de overstap naar Open Standaarden (en Open Source Software) uit te stellen wordt het probleem alleen maar vooruit geschoven en verergerd, omdat er in de tussentijd dan nog meer documenten in gesloten bestandsformaat zijn aangemaakt. Invoering van een ander (open) bestandsformaat vergt heel veel inspanning van de hele organisatie en met name van de afdeling ICT. Het tijdpad zoals vastgelegd in het Actieplan is wel heel erg kort voor een dergelijke ingrijpende operatie.
Aan het gebruik van open bestandsformaten lijken geen nadelen te kleven.
