Metadatastandaarden zijn de facto standaarden waarmee, in dit geval, archieven en hun context beschreven kunnen worden. Metadatastandaarden zorgen er voor dat archieven toegankelijk blijven. Bovendien wordt het door het gebruik van metadatastandaarden mogelijk om beschrijvingen van verschillende archieven aan elkaar te koppelen en ontstaat er steeds meer eenheid in de archivistische praktijk. Metadatastandaarden zijn nog in ontwikkeling en conversie van bestaande papieren of Word toegangen naar metadatastandaarden kost veel tijd. De bekendste metadatastandaarden zijn Dublin Core, een zeer algemene inhoudelijke standaard, en ISAD(G) en ISAAR(CPF), twee inhoudelijke beschrijvingsstandaarden voor respectievelijk een archief en een archiefvormer. Ook EAD, een XML-implementatie van ISAD(G), is een steeds meer bekende metadatastandaard in de archiefwereld. Al deze metadatastandaarden worden in Nederland nog voornamelijk door grotere archiefinstellingen gebruikt.
Om archieven toegankelijk te maken worden ze voorzien van metadata. Daaruit vloeit voort dat metadatastandaarden open moeten zijn opdat iedereen kan zien welke data zijn vastgelegd.
Archieven beschrijven wordt al heel lang gedaan, al ver voor invoering van de computer. Maar de exponentieel toegenomen hoeveelheid archiefbescheiden, de mogelijkheden van internet en de verwachtingen van bezoekers maken het noodzakelijk om het beschrijven te standaardiseren. Het expliciet beschrijven en vastleggen van metadata is vooral voor digitale archiefbescheiden heel belangrijk, omdat je metadata daar niet, in tegenstelling tot papieren/analoge archiefbescheiden, uit het document zelf kunt herleiden.
Metadatastandaarden zijn de facto standaarden.
Voordelen
Het gebruik van metadatastandaarden vergroot de toegankelijkheid van archieven doordat de ontstaanscontext en de structuur van archieven dan consequent, volgens internationale afspraken worden vastgelegd.
Hierdoor ontstaat bovendien de mogelijkheid om de beschrijvingen van verschillende archieven aan elkaar te koppelen (interoperabiliteit) waardoor ze gelijktijdig doorzoekbaar kunnen worden. Ook kan, als iemand een nieuwe manier van presenteren van gegevens bedenkt, iedereen die methode zonder problemen met zijn eigen gegevens gebruiken.
Als archiefbeschrijvingssoftware metadatastandaarden kan im- en exporteren ben je niet meer afhankelijk van één merk software en is er voor een eventuele overstap naar een ander merk geen belemmering.
Een ander, door een geïnterviewde genoemd, voordeel is dat van de ondersteuning van de openbaarheid van bestuur. Ook werd nog genoemd, specifiek voor archieven, de uniforme doorzoekbaarheid van bestanden van verschillende archiefinstellingen en dus steeds meer eenheid in de archivistische praktijk, zowel nationaal als internationaal. Verwant hiermee werd publieksvriendelijkheid genoemd, doordat je op allerlei verschillende sites een zelfde soort functionaliteit hebt.
Het beschrijven van archieven wordt efficiënter (het wiel hoeft niet elke keer opnieuw uitgevonden te worden).
Het opstellen van kwaliteitsstandaarden wordt gemakkelijker doordat er (al bestaande) metadatastandaarden kunnen worden gebruikt.
Metadatastandaarden kunnen in de opleiding gebruikt worden, zodat iedereen dezelfde standaarden leert gebruiken en dat niet meer afhankelijk is van wie er toevallig voor de klas staat.
Nadelen
Conversie van bestaande papieren en Word toegangen naar EAD kost veel tijd en vereist nu nog vrij veel kennis van ICT en van EAD. Maar ook conversie naar ISAD(G) kost tijd en vereist kennis van ISAD(G). Deze, ook door een DIV’er genoemde, stijging in de beheerslasten door de inzet van de benodigde specialisten wordt echter niet veroorzaakt door het gebruik van een Open Standaard, maar doordat analoge gegevens worden geconverteerd/gedigitaliseerd. Ook overtypen of scannen en OCR-en van papieren toegangen om ze op te nemen in proprietary software als bijvoorbeeld Atlantis A&I kost veel tijd en ook kennis.
Metadatastandaarden zijn nog volop in ontwikkeling, er zijn er al wel een aantal vastgelegd en breed geaccepteerd (Dublin Core, ISAD(G) en EAD), maar EAC is nog in ontwikkeling, net als ISIAH en ISDF.
[...] deze site (en in de scriptie) worden opslagformaten ( bestandsformaten) en contextgegevens (metadatastandaarden) [...]