Het belangrijkste nadeel van Open Source Software voor de archiefwereld in Nederland op dit moment is het ontbreken van geschikte software.
- Schmitz (2001) noemt hiervan een mogelijke oorzaak:
By nature the cooperative development model of (…) [Open Source Software] answers to collective needs: mass projects where independence and transparency are needed (operating systems, networking, graphical/image editor etc) but it will not concentrate efforts on a specialized application, requiring expert business competences (like accounting, bookkeeping, project management, complex workflow or workgroup management or other branch software). This is more a limitation than a risk, and indicates that there are different domains where proprietary and free solutions may coexist.
- Onbekendheid: veel softwaregebruikers en hun managers weten niet eens dat er zoiets bestaat als Open Source Software, en onbekend maakt onbemind. Doordat de Nederlandse overheid actief bezig is het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software te bevorderen zal dat binnenkort grotendeels tot het verleden gaan horen. Er zijn nog weinig algemeen bekende namen en bedrijven die Open Source Software ondersteunen waardoor Open Source Software buiten beeld blijft. Ook besteden closed source softwarebedrijven heel veel geld en energie aan de marketing van hun producten waardoor die producten bekend worden, zijn en blijven. Bij de meeste Open Source Software projecten daarentegen wordt nog bijna geen aandacht aan marketing besteed.
- Ook ondersteunen nog lang niet alle bedrijven Open Source Software, maar dat aantal neemt wel snel toe. Er zijn nog weinig lokale en/of sector specifieke consultants en andere implementatiepartners. Bovendien zijn er honderden open source projecten waar helemaal niet duidelijk is wie er ondersteuning kan bieden of waar alleen volslagen onbekende partijen ondersteuning bieden.
- Je hebt een community nodig voor het onderhoud van de software en dat is lastiger dan één leverancier, zei één van de geïnterviewden. De meeste organisaties hebben bovendien niet voldoende kennis en beschikbare medewerkers in huis om elke gewenste aanpassing aan Open Source Software uit te voeren of op een andere manier actief mee te werken aan de verdere ontwikkeling van software.
- Een van de voordelen van Open Source Software, maatwerk, kan ook een nadeel worden, er is kans op een wildgroei aan initiatieven, als elke archiefinstelling zijn eigen software gaat (laten) ontwikkelen of aanpassen.
- Grotere proprietary softwarebedrijven certificeren ICT dienstverleners die aan bepaalde eisen voldoen, waardoor klanten garanties hebben voor de kwaliteit van de services die gecertificeerde bedrijven leveren. In de Open Source Software wereld is dit nog niet gebruikelijk, al bestaan er inmiddels wel Red Hat Certified Engineers.
Naast deze nadelen zijn er nog een aantal andere vaak genoemde nadelen die bij nadere bestudering geen specifieke Open Source Software nadelen blijken te zijn, of meer fabel dan feit zijn.
- Uitwisselbaarheid: veel organisaties werken nog met gesloten standaarden, wat niet gunstig is voor de uitwisselbaarheid met Open Source Software. Als gegevens zijn opgeslagen in een gesloten standaard (zoals bijvoorbeeld Microsoft’s .DOC) hebben andere ontwikkelaars niet de mogelijkheid om de specificaties van die standaard te bestuderen en is het dus bijna onmogelijk om alle functionaliteit van dat bepaalde bestandsformaat in hun software op te nemen. Dit verklaart waarom . DOC-documenten er in OpenOffice.org anders uit kunnen zien dan in Microsoft Word.
- Invoering van Open Source Software wordt vaak bemoeilijkt door de technische afhankelijkheid van de al aanwezige ICT-infrastructuur, de vaak langlopende contracten met leveranciers, de lange levensduur van veel maatwerksoftware en de gewoontes bij het verwerven van nieuwe software. Zoals een van de geïnterviewde DIV’ers zegt: ‘Bedrijfsinformatiesystemen zijn ingericht op integratie met Microsoft’. Ook dit is eigenlijk geen specifiek Open Source Software nadeel, ook bedrijven die nieuwe proprietary software ontwikkelen hebben dit probleem. Dit zelfde probleem werd bij de open bestandsformaten ook al als nadeel genoemd
- De overstap van bestaande, bekende (Microsoft) programma’s kan een hoge kostenpost opleveren, ‘iedereen is (als het gaat om office-applicaties) erg gewend aan Windows. Je zou dus moeten investeren in scholing van de medewerkers om ze aan een ander pakket te laten wennen’ aldus een van de geïnterviewden. Maar dit kan een schijnnadeel zijn, zie gedeeltes van de menu- en knoppenbalken van Word 2000, OpenOffice.org en Word 2007 en daaruit blijkt duidelijk dat de overstap naar Word 2007 veel groter is dan die naar OpenOffice.org. De kosten om over te stappen naar andere software en de risico’s daarbij kunnen hoog zijn, maar dat geldt voor elke overstap van het ene pakket naar het andere, ongeacht of het Open Source of closed Source Software is.
- Als er iets mis gaat met Open Source Software dan is daar niemand voor aansprakelijk te stellen, omdat niemand eigenaar is. In de praktijk kan er bij proprietary software ook niemand aansprakelijk worden gesteld omdat in de licentie clausules zijn opgenomen waardoor de licentieverstrekker niet verantwoordelijk kan worden gesteld voor problemen veroorzaakt door het gebruik van de software. Het ontbreken van mogelijkheden tot aanspraak stellen is dus een nadeel van (bijna) alle software, niet alleen van Open Source Software.
- Een van de geïnterviewden noemde het gebrek aan continuïteit als nadeel, bij Open Source Software bestaat het risico dat een bepaald pakket niet verder wordt ontwikkeld, omdat er geen ontwikkelaars meer zijn die er nog verder aan willen werken. Maar dit zelfde risico treedt ook op bij proprietary software, bedrijven kunnen failliet gaan of besluiten een bepaald product van de markt te halen. Het risico is overigens bij Open Source Software redelijk goed afgedekt, alle Open Source Software is automatisch in escrow en dus kan in principe iedereen de verdere ontwikkeling overnemen.
- Doordat de broncode van Open Source Software beschikbaar is kunnen kwaadwillenden veiligheidslekken in de code opsporen en misbruiken. Maar dit gevaar is bij proprietary software bijna net zo groot, kwaadwillende hackers laten zich niet weerhouden door de afwezigheid van vrij beschikbare broncode. Proprietary software lijkt dus alleen veiliger maar verhindert wel de wetvrezende en goedwillende veiligheidsexperts om bestaande veiligheidslekken op te sporen en eventueel op te lossen.
- Hogere beheerslasten werd ook een aantal keren door geïnterviewden genoemd als nadeel. Door invoering van nieuwe software zullen de kosten van opleidingen aanvankelijk zeker stijgen, maar dat kan gecompenseerd worden door de daling van de aanschafkosten. Bij aanschaf van nieuwe software, al dan niet open source, moet dan ook gekeken worden naar de totale kosten.
- Vooral bij kleine Open Source Software projecten (meestal door slechts één persoon ontwikkeld) ontbreekt het vaak aan goede, gebruikersvriendelijke documentatie, maar ook dit is geen exclusief Open Source Software nadeel.
