Invoering van open standaarden op dit moment is een haalbare kaart; er zijn voldoende geschikte metadatastandaarden en bestandsformaten. De enige problemen bij invoering zijn de conversiekosten en het gebrek aan benodigde ICT-affiniteit om zulke stappen te zetten. Dezelfde factoren spelen ook bij Open Source Software, maar invoering daarvan is voor archieven nu niet mogelijk omdat er geen geschikte Open Source Software beschikbaar is.
In dit hoofdstuk worden kort enkele factoren genoemd die mogelijk de succesvolle toepassing van Open Source Software en Open Standaarden in archiefinstellingen en DIV-afdelingen bepalen.
Beschikbaarheid
Metadatastandaarden
Voor het beschrijven van archieven kan zowel ISAD(G) als EAD worden gebruikt. Voor het beschrijven van de context/archiefvormer is ISAAR(CPF) beschikbaar. De overige metadatastandaarden voor archivistisch beschrijven zijn nog in ontwikkeling. Via crosswalks naar Dublin Core kan metadata uitgewisseld worden met de rest van de erfgoedsector.
Bestandsformaten
Er zijn voldoende open bestandsformaten beschikbaar voor de dagelijkse archiefpraktijk. Met behulp van ODF, PDF/A en TIFF kunnen alle (kantoor) documenten ‘open’ worden opgeslagen.
Open Source Software
Er is eigenlijk nog geen archiefsoftware met een Open Source licentie op de Nederlandse markt verkrijgbaar. proMEAD, een EAD-editor, zal, als het eindelijk verschijnt, de eerste zijn.
In de DIV-wereld is het beeld een stuk rooskleuriger, er bestaat o.a. een Open Source DMS (Knowledge Tree), een ECM (Alfresco) en een CMS(MMBase). Met behulp van bijvoorbeeld OSMM45 (Open Source Maturity Model) of QSOS46 kan Open Source Software worden geëvalueerd, gekwalificeerd en geselecteerd. Onder andere het Ministerie van Justitie maakt gebruik van OSMM.
Kwaliteit
Open Standaarden
De hiervoor genoemde metadatastandaarden en bestandsformaten blijken voldoende kwaliteiten te bezitten om ze in de archiefpraktijk te kunnen gebruiken.
Open Source Software
Als er geschikte Open Source Software beschikbaar is moet die natuurlijk voldoen aan de gebruikelijke eisen als publieksvriendelijk, beheervriendelijk, functionaliteit en de mogelijkheid van webinvoer.
Kosten
Open Standaarden
Aan het gebruik van metadatastandaarden en open bestandsformaten zijn geen kosten verbonden. Maar aan de conversie van bestaande toegangen of gesloten bestandsformaten naar open standaarden kunnen aanzienlijke kosten verbonden zijn. Die kosten zullen voornamelijk bestaan uit personeelskosten want conversies kosten vooral veel tijd.
Open Source Software
De aanschafkosten van Open Source Software zijn meestal nihil, maar er zijn allerlei andere kosten waar ook rekening mee moet worden gehouden. In paragraaf 3.7 werd uitgelegd waaruit die kosten kunnen bestaan.
Medewerkers
De antwoorden van de geïnterviewden bevestigden het beeld dat er bij mij bestond over archivarissen. Ze komen uit de zachte sector: veel archivistiek en geschiedenis, en een enkeling met een onderwijs of bibliotheek achtergrond.
Over het algemeen is er weinig affiniteit met ICT, bijna iedereen is opgeleid in de tijd dat we ons nog amper realiseerden dat er zoiets als digitaal archief bestond. Als er ook nog veel ervaren mensen werken, die er al lang zitten, dan zal er weinig behoefte zijn om bijvoorbeeld EAD te gaan gebruiken.
Uit de interviews bleek dat men de vakliteratuur bijhoudt en ongeveer weet wat Open Standaarden en Open Source Software is. De meeste zijn echter niet op de hoogte van overheidsbrede initiatieven op het terrein van Open Standaarden en Open Source Software als het Manifest Open Overheidsorganisaties, het Actieplan Nederland open in verbinding, OSOSS en het College en Forum Standaardisatie. Er wordt weinig gepubliceerd op het gebied van Open Standaarden en Open Source Software specifiek gericht op archivarissen en/of DIV’ers. In het Archievenblad wordt wel geschreven over metadatastandaarden, maar open bestandsformaten, die ook van zeer groot belang zijn voor archivarissen komen niet aan bod.
Plaats in de organisatie
Archieven zijn vaak een (kleine) afdeling en zijn voor hun ICT-behoeften afhankelijk van de overkoepelde organisatie en diens ICT-afdeling, bovendien is er zelden een SLA (Service Level Agreement) met de ICT-afdeling.
DIV is meestal een onderdeel van een afdeling als Interne Zaken, Facilitair, Informatie, Organisatie en die hebben wel wat vaker een ICT-afdeling. Hoe groter de afstand tot de ICT afdeling is, hoe moeilijker het zal zijn om specifieke bestandsformaten of software in te voeren.
Archivarissen en DIV’ers worden zelden betrokken bij de besluitvorming rondom de keuze van software en standaarden (wel natuurlijk als het hen rechtstreeks aan gaat zoals bij specifieke archiefsoftware) In de meeste organisaties is er wel een softwarestrategie, die is dan organisatiebreed en archiefinstellingen en DIV-afdelingen volgen die strategie.
