Conclusies
Het gebruik van metadatastandaarden, in dit geval archiefbeschrijvingsstandaarden, is een vereiste om de toegankelijkheid en interoperabiliteit van archieven te waarborgen en kent eigenlijk geen nadelen. Conversie van bestaande analoge toegangen kan wel veel tijd kosten.
Een open bestandsformaat is een bestandsformaat dat is goedgekeurd door een non-profit organisatie, is gepubliceerd, ter beschikking is gesteld op een royalty-free basis en geen beperkingen op het hergebruik heeft. Het gebruik van open bestandsformaten wordt als norm gesteld door het Kabinet en zorgt voor leveranciersonafhankelijkheid, interoperabiliteit en digitale duurzaamheid. Net als bij metadatastandaarden kan invoering problemen geven, in dit geval omdat bestanden moeten worden geconverteerd vanuit gesloten bestandsformaten en er misschien andere software gebruikt moet gaan worden die wel ondersteuning biedt aan open bestandsformaten.
Aanbevelingen
ISAD(G), ISAAR(CPF) en EAD zijn bruikbare de facto metadatastandaarden. Dublin Core kan zorgen voor interoperabiliteit met de rest van de erfgoedsector.
Steeds meer archiefsoftware kan EAD exporteren zodat een conversie alleen nodig is voor oude toegangen die niet in deze archiefsoftware staan. Overwogen kan worden die oude toegangen alsnog daarin in te voeren, zodat EAD conversie helemaal niet nodig is. In elk geval is een EAD-conversie iets eenmaligs en lijkt het niet zinvol om daar de vaste medewerkers mee te belasten. Het is beter iemand in te huren om de conversie uit te voeren.
Gebruik metadatastandaarden waar het kan.
Goed bruikbare open bestandsformaten die breed ondersteund worden zijn HTML voor webpagina’s, TIFF voor afbeeldingen en PDF/A voor documenten die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. Het Kabinet stelt ODF als norm voor kantoordocumenten, maar door de bestaande vendor lock-in zal de invoering van het gebruik daarvan veel moeite kosten.
Open bestandsformaten moeten zo snel mogelijk de plaats innemen van gesloten bestandsformaten.
De archiefwereld moet zich gaan realiseren dat de archivistiek niet alleen (digitale) archiefbescheiden digitaal moet beschrijven, maar dat ze ook digitale archiefbescheiden moeten gaan beheren. Archivarissen moeten daarom meer invloed krijgen op het informatiebeleid, zodat er beheersbaar digitaal archief wordt gevormd.
